業務改革とユーザー折衝(1)

 2017.11.14  宮下

「ERPをベースとした業務見直し」を進める中で、一番の課題は、ユーザー部署の反発です。
「今までの業務のやり方を変えたくない」、「そんなやり方では業務が回らない」など多くの抵抗にあうからです。
この抵抗に屈したのでは業務改革は実現できないのです。ユーザー部署の抵抗をかわさなければなりません。
では、どのようにすれば良いのでしょうか。

一つの対応策としては、手段は異なっても「目的は達成できること」を説明します。
何のための業務なのか、何ができれば良いのかを説明して理解していただきます。
日常行っている業務を根本から確認してみるのです。何のための業務なのか、どのような意味がある業務かということです。
ユーザー部署にはこの確認をしていただいた上で、業務改革案でも同様に目的が達成できることを示すのです。

ユーザー部署の抵抗への対応策の2つ目は、提示した業務改革案の方が現状のやり方よりも良いという「メリットや根拠」を示すことです。どのような点で良いのかを具体的に示します。
たとえば、帳票出力を軽減する業務改革案があります。帳票を出力する代わりに照会画面を利用する案です。
照会画面で条件検索による絞り込みを行いデータの確認を行い、必要に応じてExcelにダウンロードする方法では、データの2次加工も自由に可能になるのです。
メリットや根拠を示すことでユーザー部署の納得性は高まり、理解を示してくれやすくなります。

ユーザー部署に対する対応策の3つ目以降はまた次回お話しします。

 

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