HOYAサービス株式会社 情報システム事業部

 PMO支援サービス

pmo001

 

プロジェクトとは、ある目的を実現するために、一次的に編成された、「目標に対して方向性が揃った」組織で、通常の業務部門単位では実現が困難な業務を遂行するために構築するものです。IT導入以外にも、新商品開発、店舗開発やナレッジ管理など、企業内では常に複数の様々なプロジェクトが発足、進行しています。

個々のプロジェクトはそれぞれの目的を持って発足し、遂行されていますが、相互に関連性・制約があり、必ずしも無関係に進めることが出来ないのが通常です。

 そこで、これらのプロジェクトが全く別方向へ進むことがないように、依存関係を整理し、プロジェクトを跨る課題の解決やプロジェクト間の調整をする組織(機能)がPMOとして必要となります

HOYAサービスでは、これらのPMOサービス(タスク)の実施を企業側の立場でご支援させて頂いております。プロジェクトの数、規模にもよりますが、PMOタスク個別もしくは複数タスクのご支援も可能です。

 

一般的に同時進行する関連プロジェクト数、規模が大きくなるに従い、個人間、チーム間またはプロジェクト間の情報共有、調整などの工数が増え、投入工数に比例したアウトプットが出なくなり、PMOの調整・コミュニケーション機能が重要となります。

 

 

スコープ変更管理

  • pmo002・プロジェクトの成功に向けて作業範囲・成果物等の決定や、プロジェクト実行フェーズでのスコープ変更対応などを行います。特に複数プロジェクトが進んでいる状況ではプロジェクト間の重複や、だれも検討していない隙間が発生し、後々困った状況になることをPMO組織により防止します。
  • ・また、プロジェクトを遂行していると、様々な理由で意思決定しにくい事項や、意思決定が後回しになり、結果的にスコープが狭まってくることがよくあります。これらへの対応として、そのプロジェクトの本来のビジネス上の目的がスコープを変更しても達成されるのか、他のプロジェクトへの影響はないのか、スコープ外にした領域をいつ実施するのか、など様々な視点で調整・検討し、意思決定のご支援を致します。

 

 

 

  

課題管理

  • pmo003・課題とは、成果物、プロジェクトの遂行、予算、プロジェクトスケジュール、組織などに影響をもたらす、阻害する可能性のある事項です。
  • ・発生した問題を認識し、優先順位を付けて経過をモニターし、解決する一連の流れにおいて、次のような対応をPMO課題管理としてご支援させて頂きます。
  •     (1)プロジェクトを跨る課題の解決担当プロジェクトの調整
  •     (2)プロジェクト間に落ちた課題の解決支援
  •     (3)一方のプロジェクトの決定事項・活動内容が他のプロジェクトの制約となる場合の相互間調整
  •     (4)これらのエスカレーション課題の進捗モニタリングと解決促進

 

 

コミュニケーション管理

  • ・プロジェクトにおいて、各種管理計画・進捗データ収集・報告などを必要とするメンバーにタイムリーに伝達するために行う管理活動です。いつ、誰に、何を、どのように伝えるかを管理します。
  • ・PMO活動では主にプロジェクト間のコミュニケーション及び、プロジェクトに共通するプロジェクトオーナー、スポンサー、ステアリングコミッティーなどへのコミュニケーションを想定しております。また、プロジェクトによっては、全社アナウンス・プロジェクト広報活動、サプライヤー・顧客・株主などの広範囲のステークホルダーに対するコミュニケーションもご支援させて頂く場合もございます。

 

 

 

リスク管理

  • pmo005・リスク管理では、プロジェクトで想定される様々なリスク事象に伴う不必要で重要な損失や未完了といった事態が起こることを防ぐ為に、事前にリスクを特定・分析・優先順位つけし、損失を最小に、機会を最大にするような対応策の検討・策定を継続的に行います。
  • ・これらのリスク管理項目の内、個別プロジェクト内で想定されるリスクの収集整理と、相互に依存し、複合的に発生する可能性があるリスクの抽出・整理と、プロジェクト内では想定し難い、どのプロジェクトの範囲にも属さないが、発生するリスクがあり、各プロジェクトに影響する可能性があるリスク事象の特定と分析、対応策の検討をご支援させて頂きます。

 

 

ステータス管理

  • pmo006・PMOのステータス管理では個別プロジェクトの進捗や各フェーズの完了などプロジェクト進捗のステータスを管理し、必要に応じて関連するプロジェクトや前後依存関係のあるプロジェクトへのコミュニケーションを実施します。
  • ・個別プロジェクトの進捗・ステータスが別プロジェクトや全体のビジネス効果創出に影響することが想定される場合があります。このような場合は、プロジェクトコストの増大や投資費用を回収する期間の見直しなど、重要な意思決定を必要とする場合があり、特に注意が必要です。

 

 

 

成果物管理

  • pmo007・成果物管理は個別プロジェクト発足当初の成果物定義、納期の管理、品質管理などを各プロジェクトにて実施するのが通常です。
  • ・PMOとしては、全プロジェクトに関わるフォーマット、記述レベル、項目などの統一や、品質基準などの品質計画の定義などを行います。
  • ・個別プロジェクトの成果物全てに踏み込んで品質チェックは通常行いませんが、必要に応じてビジネス効果創出に直接繋がり、キーとなる成果物に関して、品質計画(基準)を満たすか、その内容を確認させて頂く場合もあります。

 

 

ワークプラン管理

  • pmo008・プロジェクトのワークプランは通常各プロジェクト内にて、プロジェクト発足時にWBSとしてブレークダウンし、必要に応じてSOWを定義します。
  • ・SOW(Statement of Work)には通常そのプロジェクトの目的や(中間)成果物、仕様、タスクの期間や前後関係、作業内容や役割、権限などを記載しますが、そのタスクの成果物が後続タスクや、周辺プロジェクトのインプットになっている場合など、他のプロジェクトに影響する場合があるため、その関連や、アウトプット時期、レベル感などを確認調整をさせて頂きます。
  • ・また、プロジェクト推進中にワークプランを変更する必要が発生した場合は、アウトプット時期、リソースのバッティング、コストなど、他のプロジェクトへの影響をPMO活動にて検討・調整させて頂きます。

 

 

要員管理・調達管理

  • pmo009・プロジェクトでは通常、様々な物品、サービスなどを必要とします。これらを品質、コスト、調達期間、プロジェクトの目標に合致する方法・価格で調達することが必要となります。
  • ・この調達行為の中でプロジェクトの維持・運営計画に基づく要員の確保やプロジェクトチームのパフォーマンス向上、モチベーション維持・管理などを要員管理として実施させて頂きます。
  • ・殆どの場合、プロジェクト運営上で要員は非常に重要な要素となり、内外要員の調達は長期間の調整を必要とする場合があり、プロジェクト間で共有している場合など、その能力配分の調整が必要となる場合があるため、PMO活動として管理・調整を実施致します。

 

 

稼動・コスト管理

  • pmo010・プロジェクトに関わる全ての作業タスクは決められた期限内に成し遂げる必要があり、それぞれの期限設定を行い管理する必要があります。PMO的には故障者を出して重大な遅延を招くことを未然に防ぐ安全衛生的な側面も含め稼動(時間)の確認・管理を実施させて頂きます。
  • ・プロジェクトを承認された予算内に実施し、プロジェクト目標を達成して終了させることをコスト管理といい、管理対象は人件費、設備費、経費など全てを含みます。コストはプロジェクト継続、対効果、回収に関わる重要な要素であり、プロジェクト単位のコストとして管理させて頂きます。

 

 

企画サービスから、システム導入、導入後の保守・運用までトータルにご支援致します。

IT投資コスト管理支援サービス

  • pmo011単年度ごとのIT投資・費用コントロールは短期的な成果を挙げているように見えますが、中長期的・事業戦略的にみて十分であったのか、方向性は正しかったのか、事業会社の視点でご支援致します。
  • ・採用しようとしているシステム(技術基盤)が将来の自社事業の成長に寄与できるものであるのか、将来性は大丈夫か、など日々進化するIT技術について評価・検証及びご提案させて頂きます。
  • ・また、IT投資については、ITベンダーから提示された見積金額を担当者独自の基準、有識者スキル・経験に基づく基準など、様々な基準で精査している企業が多いと認識していますが、貴社としての価格交渉が効果的に実施できるようにご支援致します。
  • ・特に、IT投資コスト管理ではITシステム実装時に投下した費用を償却年数で割引計算し、単年度/四半期/月次などの単位で創出効果との対比をする従来の考え方以外の要素を考慮する必要が発生しています。(下記は例)
  •    ✓従来は無かった費用  ⇒ IaaS/PaaS型のインフラ費用、トラフィック増加によるネットワーク費用の増加
  •    ✓ネットワーク・セキュリティー監視・対応費用
  •    ✓SNSなどでの自社ブランド、商品を対象とした風評被害への対応
  •    ✓クラウド化による変化 ⇒ IT費用のO運用費用化(OPEX)
  •    ✓パッケージソフトウエア使用 ⇒ 保守期限切れ後のシステムを使い続けることへのリスク計上、
  •     ベンダー都合による保守料金の値上げ
  •                  (特にミッションクリティカルな基幹システム)

 

 

IT部門ケイバリティ向上支援

IT人材に関しては常に求職者に対して求人が5倍以上という、IT人材不足の状況が続いています。また、今後この状況が改善する見込みは少なく、むしろ全ての物がインターネットに繋がっていくことを考えると、これまでIT人材を必要としていなかったハードウエア・サービスや既にコモディティー化した製品を扱う会社でIT人材を必要となることが予想されます。
 この状況に対して、外部採用のみに頼るのではなく、現有リソースを有効活用すべく、IT要員の育成・能力開発やモチベーション・アップなど、HOYAグループの内部IT部門から派生し、グループ内への保守サービスのサービスレベル向上、グループ外へのサービス展開を進めてきた経験・実績を基に貴社のIT人材に関わる方針・計画策定、実施ご支援させて頂きます。

 

  • pmo012・人材不足に対応する充足計画の策定
  • ・人材マネジメントプロセス改善計画の策
  • ・人材アロケーション・マネジメントの仕組み構築、および案件申請等のプロセスが適切に自社の社員だけで実行できるようにする定着化支援
  • ・人材マネジメント(人材獲得/報酬体系/異動・昇進/キャリアトラック等)について、目指すべき組織構造の定義・実行計画策定、および各制度の構築・定着化支援
  • ・特に製造業での配置転換・能力開発支援
  • など

 

 

ITプロセス改善・最適化支援

  • ・本サービスでは、予算策定から、構築、保守・運用までのITプロセス全体の標準化・可視化とコントロールを強化することで、組織内ノウハウをベストプラクティスとして共有化し、社内資産の利用を促進します。
  • ・また、システム/グループ単位で乱立した作業方法を統一し、組織内のコミュニケーション効率の向上、生産性・品質向上の実現をご支援致します。
  • ・「共通フレームワーク」の確立と既存資産の整理統合により、全社レベルでのIT関連経営リソースの最適化をご支援致します

 

pmo012